Laxå kommun
Laxå kommun

Arkivpolicy

Arkivpolicy för Laxå kommun
Beslutad av Kommunfullmäktige den 20 april 2005
 
Arkiv och dokumenthanteringen i kommunen skall på alla plan aktivt bidra till en effektivare, öppnare kommunal organisation. En organisation som på bästa sätt tar tillvara medborgarnas intressen och samtidigt slår vakt om och vårdar det lokala kulturarvet. Ett medvetet agerande vad gäller vår arkiv- och dokumenthantering skall leda till att vi alla tar ansvar för dåtid, nutid och framtid.
 
Målsättning för kommunen är att ha en god arkivverksamhet.
 

Arkiv- och dokumenthanteringspolicyn utgör grunden för den kommunala organisationens informationshantering


Arkiv- och dokumenthanteringen utgör ett viktigt inslag för styrning, kontroll och uppföljning av den kommunala verksamheten.
För denna verksamhet ska det finnas en för ändamålet anpassad och utbildad organisation. En klar ansvars- och arbetsfördelning vad gäller dokumenthantering och arkivering måste finnas. 

Ansvarsområden

Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet.
     Arkivmyndigheten ansvarar för frågor av kommunövergripande karaktär som arkivpolicy, arkivreglemente, eventuellt avyttrande av kommunala handlingar, avstämning av arkivtillsyn.
     Den kommunala organisationen skall skapa förutsättningar för en klar ansvars- och arbetsfördelning vad det gäller dokumenthantering och arkivering.
      Varje tjänsteman har på sitt ansvar att hålla allmänna handlingar ordnade och rensade från inaktuellt material samt hålla dem ordnade så att man tillgodoser lagen om allmänna handlingars tillgång till offentlighet.
      Sekretessbelagda handlingar och handlingar som ska till arkivering för "bevarande" behandlas enligt dokumenthanteringsplanen vilket innebör att de förvaras säkert inlåsta i närarkiv.
      Arkiv och dokumenthanteringsfrågorna är viktiga för effektiviserings- och kvalitetsarbetet i kommunen. Arkivansvariga och verksamhetschefer är skyldiga att verka för denna effektivisering.

Tillsyn

Den kommunala arkivmyndigheten, Kommunstyrelsen, ska utöva tillsyn av kommunens myndigheter och verksamheter via lämpligt valda tjänstemän enligt schemalagda tillsynsbesök.
     Uppföljning ska ske efter behov och genom för ändamålet avsatt tid.
     Kommunarkivarien utövar på arkivmyndighetens uppdrag verkställighet av vissa arkivmyndighetsuppgifter som t.ex. tillsyn av och rådgivning till kommunala verksamheter.
     Arkivansvariga och arkivredogörare ska se till att regelbunden gallring och överlämnande av arkivhandlingar till centralt kommunarkiv enligt fastställda dokumenthanteringsplaner och regler för arkivering sker. Vid överlämnande för arkivering av arkivhandlingar ska dessa vara rensade och gallrade efter fastställda regler som finns i Dokumenthanteringsplanen.

Tillgång till arkiv och arkiveringsmöjligheter

Tillgång till rätt information vid rätt tillfälle, nu och i framtiden, är målet för en väl fungerande dokumenthantering och arkivering
     Tillgången till allmänna offentliga handlingar är en förutsättning för en väl fungerande dialog med medborgarna och insyn i den offentliga verksamheten. Ett lätt tillgängligt arkiv med god service blir ett välbesökt arkiv.
     All offentlig informationshantering skall uppfylla vissa krav utifrån lagar och lokala föreskrifter. Det viktigaste regelverket återfinns i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, personuppgiftslagen, arkivlagen och det lokala arkivreglementet.
     Alla intressenters informationsbehov skall kunna uppfyllas, dvs. allmänhetens, forskarnas, rättsskiparnas, medias och den egna förvaltningens.

Kommunalt centralarkiv / arkivlokaler

Förutsättning för god tillgång är väl fungerande och säkra arkivlokaler centralt belägna inom den egna kommunen. Arkivets funktioner ska vända sig till allmänhet, forskare och förvaltning.
     Lokalerna skall vara lämpliga för arkivhandlingar enligt gällande föreskrifter. De skall vara systematiskt och praktiskt inrättade för underlättande vid vård av och framtagning av arkivalier samt ge utrymme och möjlighet för forskning.
     Närarkiv ska finnas inom alla verksamheter. Gärna i form av brandsäker arkivlokal men där inte någon sådan finns inbyggd ska man ha brandsäkra dokumentskåp.
     Fram till att kommunen ordnat ett centralt kommunarkiv måste de utrymmen som är klassade som arkivlokaler enbart användas för detta ändamål. De får inte användas för annat än bevarandehandlingar som ingår i upprättade dokumenthanteringsplaner och övriga sekretesshandlingar.
     Så länge inte tillräckligt med godkända arkivutrymmen finns kan gallringsbara handlingar som ingår i dokumenthanteringsplaner förvaras i andra ej lika säkra utrymmen.

Kommunens myndigheter, bolag och stiftelser.

Varje kommunal verksamhet ansvarar för att den egna arkiv och dokumenthanteringen utförs enligt de krav som återfinns i lagstiftningen och kommunens egna regelverk.
     Förvaltningen skall säkerställa så att de inte hotar den personliga integriteten genom brister i dokumenthanteringen och arkiveringen.
     I de fall verksamheten eller delar av densamma upphör, ska avställning och avslutning av arkiven ske på förvaltningens ansvar. Arkiven inlevereras till arkivmyndigheten efter de föreskrifter som finns etablerade.
     I de fall då nya verksamheter eller bolag bildas skall arkivbeskrivningar upprättas och utlåningsavtal från gamla verksamheter skrivas.

 
Digital arkivering

Arkiv och Dokumenthanteringen är medieneutral, dvs. all information skall kunna hanteras på ett tillfredställande sätt oberoende av vilket media som används.
     Det är speciellt viktigt att tillförsäkra sig om att den digitalt lagrade informationen hanteras på rätt sätt så att den är tillgänglig både för nutida och framtida behov.
     Detta kräver kunskap och utbildning av IT tekniker inom arkivområdet.
Arkivarie, arkivansvariga, arkivredogörare, övrig personal samt politiker måste vara införstådda med datahanteringens arkivering.  Alla måste vara medvetna om de nya lagar och bestämmelser som skapas för databaserade handlingar.
     Långsiktiga och hållbara rutiner för digital arkivering måste skapas. 

Kulturarv

Kommunens arkiv har en viktig roll som väktare och levandegörare av det lokala kulturarvet och den lokala historien. Arkivets arbete skall syfta till att bidra till en förhöjd livskvalité för medborgarna. Kommunens samhällsansvar för den lokala historien är stor. Särskilt ansvar bör tas till studerandes behov av lokalhistoriskt material.
     Vikt bör läggas vi att ha kunnig och välutbildad personal som kan ge forskare och allmänhet den service och rådgivning som behövs för framtagning av arkivhandlingar. Kunskap om externa arkiv och forskningsmöjligheter via digitala datamedia är av stor betydelse för dagens och framtidens arkivarier. Regionsamarbete i nätverksform bör uppmuntras.
     De fotoarkivalier som finns inom olika verksamheter i kommunen bör eftersträvas att införlivas i det kommunala arkivet och förtecknas snarast möjligt.

Utveckling

Kommunarkivarienbör ha en väl fungerande, intresserad och kunnig referensgrupp till sitt stöd. Denna grupp kan bestå av tjänstemän, politiker och lekmän för att tillgodose alla de grupperingar som lagen omfattar. Gruppen bör tillsammans med verksamhetschefer och arkivansvariga verka för utveckling och utbildning inom alla berörda verksamheter. 

Sidansvarig: Cecilia Lindström

Uppdaterad av: Cecilia Lindström2017-08-30 10.52